Case: Lustrumweek MARUG

Een succesvol Lustrum met Genkgo Events. 

MARUG is een grote vereniging voor studenten Marketing uit Groningen. In 2016 viert zij haar 7e lustrum. Voor het eerst in 35 jaar hebben leden hun kaartjes voor het feest online kunnen kopen. Genkgo verzorgde de software waarmee de aanloop naar de lustrumactiviteiten soepel verliep.

Beheer van evenementen

Genkgo Events stelt organisaties in staat om evenementen te publiceren via hun website of app. Bezoekers kunnen de activiteiten bekijken, zich online inschrijven en hun kaartje afrekenen met iDeal. De software is geschikt voor eenvoudige activiteiten, zoals een borrel, netwerkbijeenkomst of vergadering, maar in het bijzonder voor professionele, meerdaagse evenementen zoals een cursusprogramma, congres of een lustrumweek.

Case: 7e lustrum van MARUG

Het lustrumfeest van MARUG bestond uit verschillende activiteiten, verspreid over meerdere dagen. Elke activiteit had een eigen locatie met een vastgestelde capaciteit. Bezoekers informeerden zich op de website over de activiteiten en besloten zelf waar ze een kaartje voor kochten. Leden betaalden een andere prijs dan niet-leden en waren in staat om meerdere kaartjes op hun naam te zetten. Daarnaast was er een vroege inschrijving en een late inschrijvingsperiode. Het moment van inschrijven was van invloed op de prijs van de kaartjes. Voor aanvang van de inschrijvingen heeft MARUG dit allemaal zelf kunnen instellen.

Ticketopties

Het Lustrum van MARUG had verschillende programmaonderdelen, waaronder het lustrumfeest. Voor elke activiteit was er een afzonderlijk ticket te kopen. In Events heeft de lustrumcommissie daarom meerdere ticketopties aangemaakt. Een ticketoptie is voorzien van een eigen titel, locatie, begin- en eindtijd, afbeelding en beschrijving. Daarnaast is van elke ticketoptie ingesteld welke groepen er een kaartje mochten kopen en wie niet, hoeveel kaartjes er beschikbaar waren en wanneer de verkoop van start ging.

Complexe inschrijvingen

Wat het voorbeeld van MARUG aangeeft is dat de Events applicatie het mogelijk maakt om een inschrijving gedetailleerd af te stemmen op de vaak complexe insteek van een vereniging. Groepen uit de ledenadministratie, bijvoorbeeld “Leden”, “Niet-leden”, “Junior leden”, kunnen elk hun eigen inschrijfproces krijgen. De beheerder bepaalt wie van deze groepen een kaartje mag kopen en wie niet, wanneer hij/zij een kaartje mag kopen en in welke hoeveelheid. Ook zijn er per ticketoptie, voor elke afzonderlijke groep, inschrijfperiodes te maken. Zo kun je instellen dat een Lid maar een tientje betaald, en een niet-lid 20 euro en pas een ticket mag kopen in de laatste week.

In Events stel je het van tevoren in en tijdens de ticketverkoop loopt alles vanzelf. De deelnemer merkt niks van de complexiteit: hij ziet alleen waar hij aan kan deelnemen, prijs en beschikbaarheid van de tickets worden automatisch op hem/haar afgestemd.

Genkgo Events is echt een uitkomst voor MARUG. Het sluit naadloos aan bij de rest van onze website. Daardoor loopt de kaartverkoop voor onze lustrumweek nu op rolletjes. – Lotte Logher, Secretaris MARUG bestuur

Organiseert jouw vereniging ook activiteiten?

Samen met andere verenigingen gebruikt MARUG de applicatie Events inmiddels voor al haar activiteiten. Genkgo Events zorgt voor minder overhead en meer gemak voor leden en bestuurders. Het betekent een grote stap naar verdere professionalisering van het verenigingsmanagement. Geef aan dat je geïnteresseerd bent of neem direct contact op.